Зачем нужен реквизит регистрационный номер документа

0 из 0 фрагментов

Справка к документу

Оглавление

Свернуть всё

Развернуть

Редакции

Показать редакцию, действующую на дату:

Отметьте 2 редакции, чтобы сравнить их

Подтверждающие документы

Расширенный вид списка

Поиск похожих судебных актов по упоминанию норм

Чтобы найти похожие акты, отметьте важные для Вас нормы (лучше не более 3-х) и нажмите «Найти».
Система подберет судебные решения с одновременным упоминанием всех выбранных норм.


Выбрано 0 из 0Отменить выбор

(c) 1992-2021 КонсультантПлюс

contact@consultant.ru

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от кон­кретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например:

при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту[12].

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

На № 301/07-15 от 21.04.2001

Реквизит «Место составления или издания документа»

В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ.

В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах — может входить в реквизит «Наименование организации», например:

Московское научно-производственное

Объединение «Маяк»

Рязанский приборный завод

В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:

Москва

Г. Подольск Московской обл.

Пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

Административно-территориальное деление страны, т.е. наименование областей, краев, районов, необходимо учитывать в  связи с возможным повторением наименований некоторых наемных пунктов в различных регионах, например:

Г. Красногорск Московской обл.

Г. Красногорск Челябинской обл.

Г. Красногорск Сахалинской обл.

Г. Красногорск Алтайского кр.

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документе[13].

Гриф ограничения доступа к документу обычно сопровождаемся указанием номера экземпляра документа, например:

Конфиденциально

Экз. 1

Реквизит «Адресат»

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное

Предприятие «Контакт»

Министерство образования РФ

Управление образовательных

Программ

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией[14].

АОЗТ «Стройдеталь»

Главному специалисту

А.С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

Машиностроительных

Заводов

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

В сослав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи[15], например:

Директору предприятия

«Янтарь»

О.Н. Петрову

Ул. Мира, д. 7,

Г. Пермь, 413425

Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

Ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

Г. Химки Московской обл.,

148012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке[16], например:

Генеральному директору

ЗАО «Контакт»

Д. И. Преображенскому

Ректору

Московского университета

Экономики и права

Проф. Аникину С.А.

При адресовании служебных документов неизбежно встает «опрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях

ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамилию[17].

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.



Мы поможем в написании ваших работ!

ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс — «имя и отчество» документа.

Дата— обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу. 53

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков — шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов — обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или ЛС (личный состав). Например: Приказ №8к или приказ № 21 л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 — индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 — номер дела по номенклатуре, 89 — порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).* Например: № 463/162/298

8. Правила оформления грифа утверждения.

Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядко­ вый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). До­ полнительные составные части регистрационного номера будут указывать

место хранения документа после его подписания, принадлежность доку­ мента к определенному вопросу деятельности по классификатору вопро­ сов деятельности организации и т. д.

Так, например, регистрационный номер 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе до­ кументов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (ин­ декс 01) в дело 43. Индексы структурных подразделений в организа­ ции должны быть неизменными.

Таким образом, регистрационный номер документа — это своеоб­ разный закодированный адрес документа, который является необходи­ мой составной частью для построения информационно-поисковой сис­ темы по документам организации.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каж­ дой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом: «На № от » и заполняется только в том случае,

если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Рек­ визит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступив­ шего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 11 и 12).

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответ­ ного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14)

Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретно­ го вида документа. Место составления или издания документа указы­ вают только в том случае, когда затруднено его определение по рекви­ зиту 08 «Наименование организации».

Место составления или издания указывают в соответствии с приня­ тым в стране административно-территориальным делением, употреб­ ляя при этом общепринятые сокращения: г. — город, пос. — поселок, дер. — деревня и т. д.

Реквизит указывается под датой и регистрационным номером доку­ мента, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании орга­ низации есть наименование города (поселка и т. д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место со­ ставления, так как ясно, где находится данная организация.

Адресат (реквизит 15)

Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из не­ скольких составных частей, отделяемых одна от другой 1,5-2,0 меж­ строчными интервалами. Внутри себя каждая составная часть печата­ ется через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации».

Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» вклю­ чает в себя:

наименование организации; наименование структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию1; почтовый адрес.

Наименование организации или структурного подразделения указы­ вают в именительном падеже, а должность и фамилию — в дательном, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы

Управление профессиональной реабилитации инвалидов

Начальнику Управления В. А. Коняевой

Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

Элементы почтового адреса на документах и конвертах указывают­ ся в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ

1 Для физического лица — только инициалы и фамилию.

от 26 сентября 2000 г. № 725, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:

наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество); название улицы, № дома, № квартиры; название области, края, республики; страна (для международных писем); почтовый индекс.

Например:

Комитет социальной защиты населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

ул. Новая Басманная, д. 10 Москва, 110252

Адрес в международной переписке следует оформлять по междуна­ родным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна, например:

V.Konyaeva

10, New Basmannya st.

Moscow, 110252, Russia

При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса, например:

Комитет социальной защиты населения Москвы

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

В. А. Коняевой

факс. (095)261-12-65

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

А. П. Петрову

ул. Чертановская, 10, кв. 154 Москва, 113648

При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указы­ вается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указы­ ваться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке до­ кумента почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работника­ ми, занимающимися отправкой почты.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «ко­ пия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:

Директорам средних профессиональных учебных заведений

Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необхо­ димое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экзем­ пляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Председателю садоводческого некоммерческого товарищества «Горизонт» А. П. Николаеву

ГОСТ Р 6.30-2003 не предусматривает употребления перед иници­ алами и фамилией обращений типа «господину», «госпоже», однако в практике это встречается и часто выглядит обоснованно, например:

Генеральному директору ОАО «Пермские моторы»

господину А. А. Калину

Рекомендуемые страницы:


РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА
согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука.
С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова.
2009.

Смотреть что такое «РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА» в других словарях:

  • регистрационный номер документа —     делопр.     порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его …   Краткий словарь терминов из области делопроизводства

  • РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА (РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • регистрационный индекс документа — регистрационный номер документа Цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами… …   Справочник технического переводчика

  • Регистрационный номер налогоплательщика — (РНН)  это документ, необходимый для администрирования налогоплательщиков в Республике Казахстан. Российский аналог данного документа  ИНН. Получение РНН в Казахстане обязательно всеми физическими и юридическими лицами. Физические лица… …   Википедия

  • регистрационный номер — 2.2 регистрационный номер : Номер, присваиваемый объекту регистрации для его идентификации с целью учета. Примечание Объектами регистрации в Госреестре СО являются тип государственного стандартного образца и сертификат об утверждении типа… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • регистрационный номер изготовителя интегральных микросхем — 3.7 регистрационный номер изготовителя интегральных микросхем (IС manufacturer registration number): Номер, присваиваемый изготовителю интегральных микросхем в соответствии с положениями ИСО/МЭК 7816 6 или стандарта ANSI ASC INCITS T6. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • регистрационный номер организации — эмитента радиочастотной метки на товаре ( RF tag issuer registration number) — 3.7 регистрационный номер организации эмитента радиочастотной метки на товаре ( RF tag issuer registration number): Номер, присваиваемый организации эмитенту в соответствии с положениями стандартов ИСО/МЭК 6346, ИСО 14816 или ЕАН·ЮСиСи (EAN·UCC) …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • регистрационный номер производителя интегральных микросхем ( IС manufacturer registration number) — 3.6 регистрационный номер производителя интегральных микросхем ( IС manufacturer registration number): Номер, присваиваемый изготовителю интегральных микросхем в соответствии с положениями стандартов ИСО/МЭК 7816 6 или АНСИ АКС МКСИТ Т6. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • регистрационный номер эмитента радиочастотных меток — 3.8 регистрационный номер эмитента радиочастотных меток (RF tag issuer registration number): Номер, присваиваемый эмитентам радиочастотных меток для применения в соответствии с положениями ИСО 6346, ИСО 148161), стандартов GS1 или стандарта ANSI… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 13. Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79, где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г. Орёл, пос. Железнодорожный и т.д.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.

Характеристика и значение ГОСТа Р 6.30-2003.

1. Характеристика ГОСТа Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 » Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Рб.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее — ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее — ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

Служебное письмо: понятие, виды, формуляр.

Служебное письмо

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 6

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

— письмо оформляется на должностном бланке;

— письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 11

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый».

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

— сопроводительное письмо;

— письмо-просьба;

— письмо-запрос;

— письмо-ответ;

— письмо-сообщение;

— письмо-подтверждение;

— информационное письмо;

— гарантийное письмо;

— письмо-извещение;

— письмо-приглашение;

— письмо-предложение;

— письмо-напоминание;

— письмо-требование;

— письмо-благодарность;

— письмо-поздравление.

Докладная записка: ее характеристика, виды, формуляр.

Докладная записка это некий документ, в котором Вы указываете, обращаете внимание, на то, что можно сделать или переделать. Я бы сказал проще, что это письменная форма доклада о том или ином. Докладная записка. У военных форма доклада называется рапорт. Записка докладная составляется как по личной инициативе, так и по указанию начальства. По характеру докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Оформление докладной записки зависит от характера самой записки и кому она адресована.

Оформление докладной записки Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю организации, считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги. Что писать во внешней докладной записке? наименование организации; название вида документа (докладная записка); дату; индекс; место составления; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации; фамилию исполнителя; номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации. Что писать во внутренней докладной записке? наименование структурного подразделения; наименование вида документа (докладная записка); дату; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии). Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание. Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей.

В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять. Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Виды докладных записок! Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Справка: ее характеристика, виды, формуляр.

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов и событий.

Справки бывают двух видов:

Справки по производственным вопросам: представляются по запросу вышестоящих, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составление справок применяется и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для ее составления.

Справки по запросам граждан, как правило, выдаются сотрудникам для подтверждения факта их работы в данной организации, размера зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть печатается заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: “Настоящая справка дана”, “Настоящим подтверждается, что действительно работает” и т.д.

Наименование организации, в которую представляется справка, обязательно указывается в тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

Акт: его характеристка, формуляр, виды, требование к составлению текста.

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Разновидности актов:

— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

— обследования (состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

— приема-сдачи (дел);

— ревизии;

— инвентаризации;

— ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, содержат выводы, рекомендации и предложения. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссией, специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.

Главная цель акта: установление фактического состояние дел и правильное отражение их в акте.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательные реквизиты:

— наименование вида документа;

— дата и номер документа;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— отметка о наличии приложений;

— подписи;

— гриф утверждения;

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом “акт”, например:

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).

Текст акта состоит из двух частей:

Вводная часть указывает основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ, с указанием его номера и даты) и кем составлен акт (председатель, члены комиссии). Начинается эта часть акта словом “Основание”, которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова “Основание” ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки без отступа от левого поля пишется слово “Составлен”, ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.

Основная часть излагает сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется, количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на отдельном листе и прилагать к акту.

Акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Приказ по основной деятельности: его характеристика, формуляр. Требования к составлению и оформлению текста.

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

— Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

— Подготовка проекта приказа;

— Согласование проекта со специалистами;

— Подписание приказа руководителем;

— Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства;

— Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее);

Приказ включает такие реквизиты, как:

— Наименование вида документа – ПРИКАЗ;

— Дата (датой приказа является дата его подписания);

— Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

— Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»);

— Текст.

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

— «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы);

— «что сделать» (указывают конкретную работу);

— «в какие сроки».

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)

Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)

Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

Открытое акционерное общество

«АБСОЛЮТ»

П Р И К А З

20.05.2001 № 23 __

Об образовании юридической службы

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

— Главного юрисконсульта – 1 штатная единица;

— Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица;

— Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы.

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Генеральный директор В.С. Семенов

Визы:

— Главный бухгалтер;

— Помощник генерального директора по коммерческим вопросам;

— Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88.

Приказ по личному составу: его характеристика, формуляр. Требования к составлению и оформлению текста.

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

— прием, перевод на другую работу, увольнение;

— изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

— установление размеров оплаты труда;

— предоставление отпусков;

— командирование сотрудников;

— наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.

В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.

На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «О поощрении» и т.п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ:

— при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

— при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

— при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

— при переводе на другую работу – вид перевода (если временный — продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

— при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;

— при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс:

— «л/с» (личный состав);

— «к» (кадры).

Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении — «л/с», для приказов о поощрении — «п», для приказов по командировкам — «к».

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.

Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.

Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Протокол: его характеристика, формуляр, структура текста.

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Исключая выше сказанное, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на базе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Стоит сказать, для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

— Протокол оформляется на общем бланке.

— Содержание протокола.

— Заголовок, дата и номер протокола.

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. К примеру, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола будет дата заседания (протоколытрадиционно оформляются после заседания). В случае если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола будет порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Отметим, что текст протокола включает следующие части:

— вводную;

— основную.

— вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

В случае если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в каком случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Отметим, что каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

С последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Стоит сказать — полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Стоит сказать — полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания. При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Стоит сказать, что каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Отметим, что текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Отметим, что текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Отметим, что текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Организационные документы: общая характеристика, виды. Порядок создания организационных документов.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создавать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

— учредительный договор;

— устав организации;

— положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

— регламент работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

— штатное расписание;

— инструкции по определенным направлениям деятельности;

— должностные инструкции работников;

— памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

— устав (чей?) Тюменского государственного колледжа связи, информатики и управления;

— инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

— положение (о чем?) о Совете директоров;

— правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

— должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

— штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

— структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ___ год.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая на бланке. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации. Особенностью организационных документов является, то, что они вступают в юридическую силу после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом. Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

К основным организационным документам относятся учредительные документы – учредительный договор, устав или положение.

Должностная инструкция: определение, формуляр. Структура текста, требования к его составлению, оформлению. Порядок издания должностной инструкции.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция, являясь важным организационно-правовым документом, должна включать перечень функциональных обязанностей работника, квалификационные требования для замещения данной должности, определять степень его ответственности и компетентности.

Критерии оценки эффективности труда, содержащиеся в должностной инструкции, значительно облегчат руководителю процесс взыскания и премирования. Ее можно использовать при аттестации сотрудников, при разрешении трудовых споров.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

При разработке должностных инструкций также учитываются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными). Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции. Примеры типовых инструкций:

Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65;

Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Традиционно должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Так как должностная инструкция имеет большое значение в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установления испытательного срока и в других случаях, то обязательной частью инструкции является лист ознакомления, и сам факт вручения одного ее экземпляра работнику служит доказательством того, что он был заблаговременно ознакомлен с этим документом.

Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт, что позволит работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности.

Положение: определение, виды, общая характеристика. Требование к составлению и оформлению текста. Порядок издания.

Положение

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Положение об организации включает разделы:

— общие положения;

— основные задачи;

— функции;

— права и обязанности;

— руководство;

— взаимоотношения и связи;

— контроль, проверка и ревизия деятельности;

— реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

  • Определения документа

    Определения документа
    ​ Документ – письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, издание Бронгауз — Ефрон, 1907)
    ​ Документ -o​ юридически составленная законным порядком бумага, могущая служить доказательством чего-либо;
    o​ письменное свидетельство, доказательство
    o​ разг. паспорт, удостоверение личности (словарь иностранных слов, 1949г.)
    ​ Документ – бумага, грамота (Словарь…

    2094  Слова |
    9  Стр.

  • Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003

    «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

    Выполнила
    ученица
    группы Р-1
    Данилова Антонина
    Руководитель Горюнова А.О

    Дубна 2005
    Содержание
    1. Введение 3
    2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления 5

    8101  Слова |
    33  Стр.

  • Оформление служебных документов

    ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

    1. Требования к содержанию документов

    Основные требования к содержанию управленческих документов изложены в ГСДОУ. В необходимых случаях для подготовки текстов управленческих документов допускается использовать унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов, текстовые формуляры и образцы.
    Структура унифицированных текстов управленческих документов
    Таблица 1.
    Вид документа
    Примерная структура документа
    1
    Положение о предприятии (структурном…

    6071  Слова |
    25  Стр.

  • Бланки документов

    План

    Введение
    1. Понятие документа
    2. Бланки документов
    Заключение
    Список литературы
    Приложение

    Введение

    Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
    Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное…

    2915  Слова |
    12  Стр.

  • Особенности составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г.Учалы

    университет
    Факультет педагогического образования и сервисных технологий

    Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

    КУРСОВАЯ РАБОТА
    ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ
    НА ТЕМУ:
    «Особенности составления и оформления
    распорядительных документов
    в Аппарате Мировых судей
    по Учалинскому району и г.Учалы»

    Дата сдачи: ______________ Выполнила: студентка 4 курса,
    Дата защиты: ______________ Факультета ПОиСТ
    Оценка: ___________________ Специальность: ДиДОУ
    Мухитдинова…

    13555  Слова |
    55  Стр.

  • документ и система документации

    сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение.

    Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать…

    7803  Слова |
    32  Стр.

  • Особенности оформления управленческих документов на современном этапе

    УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

    Учащаяся 43 ДБ группы
    Ивановой Анны Дмитриевны
    Руководитель
    Румянцев Александр Иванович

    Минск
    2011

    ОГЛАВЛЕНИЕ
    1. Введение ………………………………………………..……………………….. 3
    2. Особенности оформления управленческих документов на современном этапе……………………………………………………………………………………………………….. 5
    2.1. Классификация документов. Виды организационно-распорядительных…

    8084  Слова |
    33  Стр.

  • Современные требования к оформлению документов

    «Современные требования к оформлению документов»

    Выполнил:
    студент гр. ЗДиКТ-45-11
    Евишев М.Н.
    Проверил:
    Гаврилова И.А.

    № _______
    __________

    Чебоксары 2014

    СОДЕРЖАНИЕ

    Введение…………………………………………………………………….3
    1. Понятие «документ»……………………………………………..….….4
    2. Основные правила составления и оформления документов….………6
    3. Требования к оформлению реквизитов документов………………….9
    4. Требования к бланкам документов……………………………………23
    5. Заключение………………………………………………………………

    4162  Слова |
    17  Стр.

  • Правила оформления текстовых документов

    Правила оформления текстовых документов

    |I. Параметры страницы |IV. Расстановка пробелов |
    |верхнее поле: 2 см |Не допускается наличие двух и более пробелов |
    |нижнее поле: 2 см |подряд. |
    |левое…

    3483  Слова |
    14  Стр.

  • Языковое оформление документов

    Содержание

    Введение 3
    1. Требования к ведению юридических документов 5
    2. Правила оформления документов 6
    3. Придание документам юридической силы 9
    Заключение 13
    Список литературы 15

    Введение

    Одним из актуальных направлений в юридической технологии является лингвистическая юридическая технология, которая занимается совершенствованием языка закона.
    Актуальность данного направления обусловлена происходящими процессами гармонизации права разных стран, а также необходимостью международного сотрудничества…

    2107  Слова |
    9  Стр.

  • Документ Microsoft Word

    Виды информационно-справочной документации
    Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения (инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий).
    К информационно-справочным документам относятся:
    — протокол;
    — докладная записка;
    — переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, фоксограмма, электронное сообщение);
    — акт;
    — справка;
    — сводка;
    — заключение;
    — отзыв;
    — список;
    — перечень .
    Существует три…

    16629  Слова |
    67  Стр.

  • курсовая унификация документов

    СОДЕРЖАНИЕ

    ВВЕДЕНИЕ 2
    Глава 1. Унификация документов 6
    1.2 Стандартизация документов 9
    1.3 Унифицированные системы документации 11
    1.4 Требования ГОСТ 6.30-2003 15
    ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27

    ВВЕДЕНИЕ

    Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.
    Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.
    Стандартизация – это процесс установления…

    4689  Слова |
    19  Стр.

  • Юридическая сила документов

    СОДЕРЖАНИЕ
    Введение
    Глава 1. Сущность юридической силы документа
    1.1 Понятие «юридическая сила документа»
    1.2 О понятиях «подлинник», «копия», «дубликат»
    1.3 Документоведческий и юридический подходы к оформлению документов
    Глава 2. Процедуры придания юридической силы различным видам документов
    2.1 Придание юридической силы управленческой документации
    2.2 Придание юридической силы документам внутренней переписки
    2.3 Юридическая сила документов передаваемых по факсимиле и электронной почте
    Заключение

    7419  Слова |
    30  Стр.

  • Законы о документах на Украине

    КУРСОВАЯ РАБОТА
    Законы о документах на Украине
    по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
    Выполнила студентка гр.Руководительстарший преподаватель | | |
    «___»____________2010 г.
    «___»____________2010 г.
    «___»____________2010 г.

    Санкт-Петербург
    2010
    СОДЕРЖАНИЕ

    Введение….…………………………………………………………………..….Основные законы о документах…………..……………………………………. Закон «Об электронной цифровой подписи»…………………………………. Закон «Об электронном документе и электронном документообороте»……

    3391  Слова |
    14  Стр.

  • Правила оформления организационных документов

    составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
       Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
       Большой  вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт…

    5032  Слова |
    21  Стр.

  • документ

    Документ – зафиксированная на материальном носителе инф. с реквизитами, имеющими юр. силу
    Письменное свидетельство
    Письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер 
    Паспорт, удостоверение личности

    Функции документа:
    Информационная – предоставление и хранение инф.
    Коммуникативная – обмен инф.
    Правовая – возможность использовать (в суде) в качестве письм. док-ва
    По происхождению:
    Служебные
    Личные
    По форме изложения
    индивидуальные (свободная форма изложения)
    трафаретные (на…

    1040  Слова |
    5  Стр.

  • Документ система

    Министерство образования Российской Федерации
    Дальневосточный государственный технический университет

    Кафедра экономики и управления.

    Реферат на тему:

    Документ как система.

    Выполнила:
    студентка группы у- 0621 …

    4173  Слова |
    17  Стр.

  • Деловые документы

    Реферат
    на тему:
    «Деловые документы»

    Улан-Удэ
    2013
    СОДЕРЖАНИЕ

    ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………. | 3 |
    1. Понятие о деловом документе……………………………………………. | 4 |
    2. Классификация деловых документов…………………………………….. | 6 |
    3. Текст делового документа………………………………………………… | 9 |
    4. Реквизиты и оформление делового документа………………………….. | 11 |
    ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………. | 15 |
    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………. | 16 |

    ВВЕДЕНИЕ
    Понятие «документ» является центральным,…

    2398  Слова |
    10  Стр.

  • Документы и системы документации

    Теоретическая часть
    1. Документ и системы документации…………………………………….3
    2. Управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр- образец, состав и расположение реквизитов…….5
    3. Составление и оформление основных документов…………………..17
    4. Организация документооборота………………………………………21
    5. Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения…………………………………………………………………………22
    6. Современные способы и техника создания документов………………………………………………………………………23

    8391  Слова |
    34  Стр.

  • Документ Microsoft Word 2

    Организационно-распорядительные документы и их виды………….5-6

    III. Состав реквизитов ОРД………………………………………………..6-7

    IV. Схемы расположения реквизитов ОРД……………………………….7-9

    V. Бланки документов………………………………………………………9-11

    Заключение………………………………………………………………..11-14

    Список литературы……………………………………………………………14

    Введение
    Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость…

    3455  Слова |
    14  Стр.

  • Курсовая работа: «Информационно-справочные документы»

    ИНФОРМАЦИОННО — СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ИХ ВИДЫ, ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЕМ, СПРАВОК, АКТОВ, ДОКЛАДНЫХ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

    Курсовая работа студентки третьего курса дневного отделения

    ДОПУЩЕНА К ЗАЩИТЕ
    Научный руководитель
    к.ф.н., доцент
    _____________ Т.П. Пегина
    «_____» _________________ 200___г.

    2
    Содержание

    Введение………………………………………………………………………….3
    1. Правила делопроизводства……………………………………………………5
    2. Характеристика видов информационно – справочных документов……..13
    3. Акт……………………………………………………………………………15

    8535  Слова |
    35  Стр.

  • Курсовая работа: «Информационно-справочные документы»

    документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники. 
    Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив. 
    Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного…

    4943  Слова |
    20  Стр.

  • Рганизации контроля исполнения документов

    Введение
    1 Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов
    1.1 Понятие, значение, формы контроля и организация контроля исполнения документов
    1.2 Виды контроля и сроки исполнения документов
    2 Этапы контроля исполнения документов
    2.1 Постановка документов на контроль и проверка своевременности доведения документов до исполнителей
    2.2 Снятие документа с контроля и направление исполненного документа в дело
    Заключение
    Список использованных источников

    Введение

    2858  Слова |
    12  Стр.

  • Входящий документ

    Входящий документдокумент, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.
    Входящие документы могут быть доставлены: по почте, курьером, электронной почтой, по факсу.
    Большую часть входящих документов составляет переписка. Приём и обработка входящих документов осуществляется секретарём – референтом (в небольших организациях).
    Поступившие документы проходят этапы обработки.
    Первичную обработку (проверку правильности доставки (адресования); проверку количества листов поступившего документа; проверку…

    3398  Слова |
    14  Стр.

  • Юридическая сила документа

    ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3
    Глава 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…7
    1.1. Понятие служебного документа и его юридическое значение………………7
    1.2. Классификация служебных документов…………………………………..….9
    Глава 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ
    СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ…………………………………..……………..16
    2.1. Документообразующие признаки…………………………………………..16
    2.2. Правила оформления реквизитов служебных документов,
    обеспечивающих юридическую силу…………………………………………….18
    ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….23
    СПИСОК…

    4739  Слова |
    19  Стр.

  • Состав официальных документов и их оформление в XVIII в.

    ГОСУДАРСТВЕННОЕ
    БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
    ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
    «ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

    КАФЕДРА «ОТЕЧЕСТВЕННАЯ ИСТОРИЯ»

    Курсовая работа

    на тему:

    Состав официальных документов и их оформление в XVIII в.

    Никоновой Светланы Игоревны

    студентки ФГО группы ЗИА-518

    Специальность 030402 – «Историко-архивоведение»

    |Руководитель работы |
    |Сиганова Т. В. …

    5330  Слова |
    22  Стр.

  • Документ. Его функции и свойства.

    Тема 1. Документ. Его функции и свойства.
    Д/з: производные единицы информации, 1 Кб, 1 Мб, 1 Гб
    Учебник Кузнецов или Бассаков доклад «Делопроизводство приказное 14-16 веков» до 3 листов

    Делопроизводство означает решать вопрос или делать дело; — это спецефическое направление деятельности, которое занимается составлением документов, оформлением, их обработкой и хранением.
    ГОСТ Р 51141-98 —  Делопроизводство и архивное дело (термины и определения)
    Федеральный закон от 27.07.2006 #149-ФЗ Об информации…

    4511  Слова |
    19  Стр.

  • Документоведение, реквизит документа 20

    Слайд 1

    РЕКВИЗИТ 20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

    Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.1

    Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.2

    Официальная переписка и иные формы официальных…

    539  Слова |
    3  Стр.

  • Курсовая работа «электронные документы ОАО

    Содержание
    ВВЕДЕНИЕ 3
    ГЛАВА 1. Электронный документ и его место в делопроизводстве. 5
    1.1 Понятие «Электронный документ» 5
    1.2 Характеристика типов носителей электронного документа. 8
    1.3 Электронные технологии в делопроизводстве 11
    ГЛАВА II Особенности составления и оформления электронных документов ОАО «ММК» 16
    2.1 Требования к оформлению и составлению организационно-распорядительной документации ОАО «ММК» 16
    2.1 Особенности оформления и составления электронной документации ОАО «ММК» 22

    6227  Слова |
    25  Стр.

  • Реквизиты документа в РБ

    Реквизиты

    Постоянные реквизиты бланка

    Государственный герб Республики Беларусь (1) Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.
    Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.
    Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).(2) Изображение эмблемы организации государственной…

    4743  Слова |
    19  Стр.

  • Движение документов внутри предприятия

    |3 |
    |1. Характеристика внутренних документов | |
    |1.1 Понятие внутренних документов……………………………….……. |4 |
    |1.2 Виды внутренних документов…………………………………….…. …

    3969  Слова |
    16  Стр.

  • распорядительные документы

    Введение
    Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.
    На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительных и т…

    4056  Слова |
    17  Стр.

  • МЕТОДЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ТРАДИЦИОННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

    деятельности предприятия.
    Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
    Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом компании, когда…

    4134  Слова |
    17  Стр.

  • Работа с документами

    заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации…

    2585  Слова |
    11  Стр.

  • Типы документов

    ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ».

    ВЫПОЛНИЛА:

    студентка IV курса

    специальность

    «Социально – культурный

    сервис и туризм»

    группа СОЦ 43

    Воробьева Е.А.

    ПРОВЕРИЛ:

    Преподаватель

    Абрамкина А.С.

    НОВОСИБИРСК 2004

    Содержание.

    1. Классификация документов …………………………………………………… 1

    2. Основные правила составления текста документов …………………………. 3

    3. Правила оформления реквизитов документов ………………………………… 4

    4. Основные требования к документам,

    изготовленным…

    3155  Слова |
    13  Стр.

  • Требования к оформлению документов

    Содержание

    Введение 3
    1. Состав реквизитов документов 6
    2. Требования к структуре текста документа 8
    3. Требования к оформлению текста документа 12
    4. Оформление таблиц 14
    5. Примеры оформления документов 15
    5.1. Аннотации 15
    5.2. Приказы 16
    5.3. Устав 19
    5.4. Предложение 22
    5.5. Договор аренды 23
    5.6. Коммерческие акты 25
    5.7. Заявление-обязательство 27
    5.8. Контракт 29
    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 32

    Введение

    Слово документ в переводе с «латинского» означает поучительный пример, образец…

    4310  Слова |
    18  Стр.

  • Типы документов, правила их оформления

    деловое общение

    на тему: Типы документов, правила их оформления.

    Оглавление

    Введение 3
    1. Классификация документов 4
    2. Основные правила составления документа 5
    3. Правила оформления реквизитов документов

    3360  Слова |
    14  Стр.

  • Композиционные особенности: общепринятые правила составления документов

    наименование дисциплины

    Композиционные особенности: общепринятые правила составления документов
    ______________________________________________________________________________
    тема

    Преподаватель __________
    подпись, дата инициалы, фамилия

    Студент __________
    номер группы номер зачетной книжки подпись, дата инициалы, фамилия

    Красноярск 2012

    5367  Слова |
    22  Стр.

  • Культура оформления документа 1

    Правила оформления документов
    ( 19 Культура оформления документов)СОДЕРЖАНИЕ
    Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
    Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
    Глава 3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ.
    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
    Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
    С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы…

    1498  Слова |
    6  Стр.

  • Стандартизация документов и требования к ним на международном уровне

    тему: Стандартизация документов и требования к ним на международном уровне

    Выполнил: Торсуков И. Ю.

    Научный руководитель:

    старший преподаватель Каштанюк В. А.

    Биробиджан 2012

    СОДЕРЖАНИЕ

    Введение…………………………………………………………………….………3
    1. Стандартизация документов…………………………………………………….5
    1.1. Понятие стандартизации, документа, виды документов…………………………………………………………………………….……..5
    1.2. Основные правила составления и оформления документов;
    их реквизитов и бланков……

    5298  Слова |
    22  Стр.

  • Орг работы с документами

    Учреждение образования Федерации Профсоюзов Беларуси
    Международный университет «МИТСО»

    Самостоятельная управляемая работа студента

    По дисциплине: «Делопроизводства»
    на тему: «Вопросы организации работы с документами»

    Выполнил:
    студент 1 курса
    факультета МЭОиМ

    3619  Слова |
    15  Стр.

  • Входящие документы

                                         
    1. Введение…………………………………………………………………2-4

    2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии

     работы с ними………………………………………………………………….4-5

    3. Приём и регистрация входящих документов…………………………5-13

    4. Организация движения документов внутри организации. ………….13-15

    5. Исполнение и контроль исполнения входящих документов…………15-17

    6. Заключение. …………………………………………………………….18-19

    7. Использованная литература…………………………………………….

    4867  Слова |
    20  Стр.

  • Распорядительные документы.

    Распорядительные документы.

    Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов образовательной деятельности. Эти документы регулируют и координируют образовательную деятельность, позволяют органу управления образованием обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

    Независимо от организационно-правовой формы образовательных учреждений, характера и содержания образовательной деятельности, ее структуры и других…

    2713  Слова |
    11  Стр.

  • Бухгалтерские документы и их назначение.

    План:

    1. Бухгалтерские документы и их назначение.
    2. Классификация бухгалтерских документов.
    Список литературы.

    1. Бухгалтерские документы и их значение

    Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ — это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности…

    2639  Слова |
    11  Стр.

  • Правила составления документов

    предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке. Письмо, сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю» или «Представляю»).
    Письма-запросы
    В большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебной, деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия…

    3427  Слова |
    14  Стр.

  • Технологии оформления документов

    Галимов Ш.Ш.
    технологии работы с документами

    Организация документооборота
    Организация работы с документами организации предполагает:
    — обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;
    — обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри организации, так и за ее пределами) в соответствии с их потребностями;
    — обеспечение соблюдения установленной в организации технологии обращения с документированной…

    3582  Слова |
    15  Стр.

  • Бланк служебного документа. Требования бланка к документам

    Содержание
    1. Введение ……………………………………………………………..…………..3
    2. Служебный бланк………………………………………………………………..3
    3. Требования к оформлению документов………………………………………..5
    4. Заключение………………………………………………………………………..12
    5. Список использованной литературы…………………………………………13

    Введение
    Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования…

    2252  Слова |
    10  Стр.

  • Классификация и функции документов

    1.Документ: определение, функции, классификация
    Классификация и функции документов
    Работа с официальной документацией – это деятельность директора (руководителя) школы, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя все операции по составлению и оформлению документов, весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование,…

    4156  Слова |
    17  Стр.

  • Документ оборот

    оформлению документов………………………………………………………..…..……2-15
    Приложение А………………………………………………………………………………………………….……..16-17
    Приложение Б……………………………………………………………………………………………………..…18-22
    § 2. Практическая часть……………………………………………………………………………………………..….24-28
    § 3. Заключение………………………………………………………………………………………………….……………….29 Список литературы…………………………………………………………………………………………………………………30

    Введение
    Документ представляет…

    4709  Слова |
    19  Стр.

  • Первичные документы теория

    управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает «документирование операций…(т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив» (16 с.26(. Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние…

    6265  Слова |
    26  Стр.

  • Правила оформления текстовых и графических документов

    Федеральное агентство железнодорожного транспорта
    ГОУ ВПО «Дальневосточный государственный
    университет путей сообщения»

    Кафедра «Системы автоматизированного проектирования»

    Т.С. Красовская

    Правила оформления
    текстовых и графических документов

    Методические указания
    по оформлению текстовой части
    дипломных проектов (работ)
    и других видов студенческих работ

    Хабаровск
    Издательство ДВГУПС
    2006
    УДК 378.2(075.8)
    ББК Ж.р(2)3-368
    К 784

    Рецензент:

    Доцент кафедры «Системы…

    7974  Слова |
    32  Стр.

  • Система контроля исполнения документов

    контроля исполнения документов 6
    1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов 6
    1.2 Формы контроля за исполнением документов 9
    1.3 Виды контроля исполнения документов 12
    1.4 Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ 13
    1.5 Сроки исполнения документов 15
    2 Этапы контроля исполнения документов 20
    2.1 Постановка документов на контроль 20
    2.2 Проверка своевременности доведения документов до исполнителей 22
    2.3 Снятие документа с контроля 24
    2.4 Направление…

    9578  Слова |
    39  Стр.

  • Типы документов и правила их составления.

    Типы документов и правила их составления.

    Документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования»
    .(Федеральный закон от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле»).

    Введение.

    Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил…

    4149  Слова |
    17  Стр.

  • Бланки документов по ГОСТу

    Содержание

    1. ГОСТ Р 6.30.-2003. Бланки документов. Проектирование бланков, состав и варианты расположения реквизитов. Приведите схемы………………….…..3

    2. Особенности первичной обработки корреспонденции при поврежденной упаковке; механических повреждениях. Не вскрываемая корреспонденция. Исключения уничтожения упаковки; случаи. Постановка регистрационного штампа, состав и место на документе……………………………………..……10

    3. Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности (протокола):…

    3286  Слова |
    14  Стр.

  • Документ Microsoft Word

    Юридическое и фактические приравнивание электронных документов к бумажным носителям — вот что может стать действительным драйвером развития систем документооборота.
    Повсюду в мире все шире используется электронная цифровая подпись, в особенности в банковской системе. Отсутствие правового регулирования порядка и последствий применения электронно-цифровой подписи на государственном уровне долгое время затрудняло ее использование.
    В мире электронных документов подписание файла с помощью графических символов…

    2282  Слова |
    10  Стр.

  • Контрольная работа по оформлению реквизитов документов

    Контрольная работа по оформлению реквизитов документов |
    |
    |
    Выполнил студент(ФИО полностью) | Копысов Юрий Алексеевич |
    Специальность | Операционная деятельность в логистике |
    № группы | Л09-13(СУи) |
    Проверил преподаватель | |
    Оценка за работу | |
    Пермь 2013/2014 |
    ЗАДАНИЕ 1. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ОФОРМЛЕНИЮ
    РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

    1. Укажите какой из приведенных ниже реквизитов размещается на следующих документах (приведите в соответствие):
    а) Указ Президента…

    1756  Слова |
    8  Стр.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Adblock
detector